Hos Apacta kan du hurtigt og nemt oprette en faktura på en timebaseret sag
Se med i videoen: Video på Vej
Eller følg nedenstående vejledning:
Gå til menuen i venstre side og klik på "Sager" og efterfølgende klik på den sag, der skal faktureres.
OBS! Tjek at alt er registreret på sagen, inden at du danner fakturaen.
Klik herefter på knappen "Ny faktura" i højre hjørne.
Du har nu mulighed for at vælge, hvordan fakturakladden skal se ud inden fakturering:
Medtag linjer som allerede er faktureret: Denne kan bruges, hvis man tidligere har været inde og danne faktura på sagen uden f.eks. at sende den, så vil den medtage tidligere faktureret linjer.
Saml alle produkter på én linje (produkter i alt xx kr.): Her vil alle registrerede produkter blive samlet på én linje på fakturaen.
Saml alle arbejdstimer med samme salgspris på én linje: Her samles alle arbejdstimer med samme salgspris på én linje.
Vis registreringer pr. medarbejder pr. dag: Her vil den på fakturaen vise datoer for alle registreringer, der er lavet på fakturaen samt vise arbejdsbeskrivelse for hver enkelt registrering.
Marker at timer og materialer er faktureret: Denne er altid vinget af fra starten af, og når den er vinget til, vil timer og materialer efterfølgende stå som faktureret på sagen.
Når du har vinget af i de felter du ønsker, klikkes der efterfølgende "Opret faktura"
Når du har dannet fakturakladden, er det altid en god ide at tjekke fakturakladden igennem, inden du fakturerer den, så du sikrer, at alt er, som det skal være.
Hvis du har behov for at tilføje yderligere timer, produkter eller tekstfelter på fakturakladden, har du mulighed for at gøre dette nederst på fakturakladden:
Produkt: Her har du mulighed for at tilføje yderligere produkter fra egne produkter, købte produkter eller fra prisfiler.
Timeforbrug: Her har du mulighed for at tilføje yderligere timer fra alle de medarbejder prisgrupper, som du har oprettet i systemet
Tekst: Her kan du tilføje tekstfelter i din faktura kladde, hvis du har behov for at skrive noget tekst.
En anden mulighed, du også har, er at flytte rundt på linjerne (de 3 streger til venstre for linjen), hvis du ønsker, at rækkefølgen skal være anderledes på dine linjer.
Tjek efterfølgende din fakturakladde igennem og klik på "Fakturer".
Har man integration til et økonomisystem får du to muligheder for at fakturere til dit økonomisystem:
Udkast: Her vil fakturakladden, der dannes i Apacta, blive sendt til dit økonomisystem som en kladde, hvor man efterfølgende sender den afsted til kunden derfra. Når man sender som en kladde, har man også mulighed for at rette i den inden den sendes fra økonomisystemet.
Bogført: Her vil fakturaen blive bogført med det samme i økonomisystemet og fakturaen sendes til kunde/email med det samme.
Status på sag efter fakturering: Her vælger du, hvilket status din sag skal have,, efter at du har faktureret den.
Som udkast:
Som bogført:
Når du har valgt, hvordan fakturaen skal sendes samt status på sagen, klikker du blot på "Fakturer".
Når du har sendt fakturaen, har du altid mulighed for at finde den igen under fanen "Fakturaer" i menuen i venstre side. Her vil du både kunne se dem, som er blevet bogført (faktura) direkte i dit økonomisystem og dem, som er sendt som kladde (udkast). Har du brug for at se fakturaen, trykker du blot der, hvor der står faktura eller udkast.
Obs. Hvis du har integreret til et økonomisystem, vil den altid bruge det fakturalayout, som du normalt bruger i dette samt tage det fakturanr. som du er kommet til derover.
Ingen økonomisystem tilknyttet Apacta:
Hvis ikke du har et økonomisystem tilknyttet Apacta, vælger du blot fakturer og du får mulighed for at sende fakturaen til kunden med det samme. Du har yderligere mulighed for selv at vælge faktura nr. under "Indstillinger" -> "Yderligere indstillinger -> Generelt -> Fakturanr.