Hos Apacta kan man hurtigt og nemt oprette en faktura på en fastpris sag eller tilbudssag
Se med i videoen: Video på vej
Eller følg nedenstående vejledning:
Gå til menuen i venstre side og klik på "Sager" og efterfølgende klik på den sag der skal faktureres.
Klik herefter på knappen "Ny faktura" i højre hjørne.
Acontobetaling:
Du har nu mulighed for at vælge beløbet, som du ønsker at fakturere eller færdighedsgraden.
Beløb: Indtast det beløb du ønsker at fakturerer. Herefter vil færdiggørelsesgraden ændres efter det indtastet beløb.
Færdiggørelsesgrad: Indtast procent (%) af salgsprisen som du ønsker at fakturere. Herefter vil beløbet ændres efter indtastet procentdel (%)
Slutfaktura: Vinges denne af dannes der en faktura på det resterende beløb som mangler at blive faktureret på sagen eller det totale beløb, hvis det gøres fra starten af.
OBS! - hvis man har vinget af i slutfaktura, kan der ikke dannes ny faktura på sagen efterfølgende
Klik herefter på "Opret faktura"
Send din A'conto faktura
Når du har dannet fakturakladden, er det altid en god ide at tjekke faktura kladden igennem inden du fakturerer den, så du sikrer, at alt er som det skal være.
Hvis du har behov for at tilføje yderligere timer, produkter eller tekstfelter på faktura kladden, har du mulighed for at gøre dette nederst på fakturakladden:
Produkt: Her har du mulighed for at tilføje yderligere produkter fra egne produkter, købte produkter eller fra prisfiler.
Timeforbrug: Her har du mulighed for at tilføje yderligere timer fra alle de medarbejder prisgrupper, som du har oprettet i systemet
Tekst: Her kan du tilføje tekstfelter i din faktura kladde, hvis du har behov for at skrive noget tekst.
En anden mulighed du også har er, at flytte rundt på linjerne (de 3 streger til venstre for linjen), hvis du ønsker at rækkefølgen skal være anderledes på dine linje.
Tjek efterfølgende din fakturakladde igennem og klik på "Fakturer".
Har man integration til et økonomisystem får du to muligheder for at fakturere til dit økonomisystem:
Udkast: Her vil fakturakladden, der dannes Apacta, blive sendt til dit økonomisystem som en kladde, hvor man efterfølgende sender den afsted til kunde derfra. Når man sender som en kladde, har man også mulighed for at rette i den inden den sendes fra økonomisystemet.
Bogført: Her vil fakturaen blive bogført med det samme i økonomisystemet og fakturaen sendes til kunde/email med det samme.
Status på sag efter fakturering: Her vælger du, hvilket status din sag skal have efter at du har faktureret den.
Som udkast:
Som bogført:
Når du har valgt hvordan fakturaen skal sendes samt status på sagen, klikker du blot på "Fakturer".
Når du har sendt fakturaen, har du altid mulighed for at finde den igen under fanen "Fakturaer" i menuen i venstre side. Her vil du både kunne de dem som er blevet bogført (faktura) direkte i dit økonomisystem og dem som er sendt som kladde (udkast). Har du brug for at se fakturaen, trykker du blot der hvor der står faktura eller udkast.
Obs. Hvis du har integreret til et økonomisystem, vil den altid bruge det fakturalayout, som du normalt bruger i dette samt tage det fakturanr. som du er kommet til derover.
Ingen økonomisystem tilknyttet Apacta:
Hvis ikke du har et økonomisystem tilknyttet Apacta vælger du blot fakturer og du får mulighed for at sende fakturaen til kunden med det samme. Du har yderligere mulighed for selv at vælge faktura nr. under "Indstillinger" -> "Yderligere indstillinger -> Generelt -> Fakturanr.